Papier hier, Papier da – ein Scanner kann Abhilfe verschaffen, wenn du ein ausgeklügeltes und sicheres Ablagesystem hast. Doch was musst du wie lange aufbewahren? In diesem Artikel kläre ich über Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und deren Wichtigkeit auf.
Was ist eine Aufbewahrungsfrist?
Unter einer Frist verstehen wir grundsätzlich einen Zeitpunkt oder Termin, bis zu dem etwas erledigt werden oder an dritter Stelle abgegeben sein muss. Bei den Aufbewahrungsfristen hingegen sprechen wir von einem Datum, bis zu dem du deine Unterlagen jederzeit einsehbar aufbewahren musst.
Aufbewahrungsfristen richten sich einerseits nach dem Steuerrecht, also nach der so genannten Abgabenordnung (AO), oder nach dem Handelsrecht, also dem Handelsgesetzbuch (HGB). Ich möchte mich in diesem Artikel nur auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen konzentrieren, da sie für Nichtkaufleute (wie ich es einer bin) maßgeblich relevant sind.
So berechnest du Aufbewahrungsfristen
Grundsätzlich betragen Aufbewahrungsfristen x Jahre. Also beispielsweise 5 oder 10 Jahre. Eine Frist beginnt meistens mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem ein Geschäftsvorgang geschehen und in entsprechenden Unterlagen dokumentiert wurde.
Das bedeutet, dass wenn du eine Rechnung am 01.01.2022 und eine am 30.09.2022 schreibst, die Aufbewahrungsfrist für beide Rechnungen erst am 31.12.2022 beginnt. Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Du kannst die Rechnung vom 01.01.2021 also am 31.12.2032 vernichten. Die Rechnung vom 30.09.2022 musst du ebenfalls bis zum 31.12.2032 aufbewahren.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten für dich
Wenn du „einfach nur“ eine natürliche Person bist, gelten für dich bereits Aufbewahrungsfristen. Bei der Ausführung von Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an einem Grundstück für den nichtunternehmerischen Bereich muss die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Das bedeutet: Klempner, Schornsteinfeger, Handwerker, Maler: Bewahre deren Rechnungen mindestens zwei Jahre auf! Wenn du einen Fliesenleger beauftragt hast, der dir eine Rechnung am 13.03.2021 ausstellt, kannst du diese ab dem 31.12.2023 vernichten.
Für Bauleistungen gilt die Frist von zehn Jahren.
Hast du eine (nebenberufliche) Selbstständigkeit, so wirst du so genannte Geschäftspapiere verwenden und besitzen. Geschäftsbriefe, die bei dir eingehen oder die du raussendest, Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Kommissionsverträge, Lizenzverträge, Werkverträge, Dienstverträge, Verträge für freue Mitarbeit, Kundenverträge, Buchungsbelege, Gewinnermittlungen, Einnahme-Überschuss-Rechnungen: Vom Bewirtungsbeleg bis zum Betriebsvermögensvergleich – da fällt eine Menge Zeug an. Das meiste musst du das zehn Jahre aufbewahren. Aber du musst nicht nur die konkreten zur Besteuerung wichtigen Unterlagen aufbewahren, sondern auch „die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen“. Die sind in der Regel für sechs Jahre aufzubewahren.
Eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren gilt für:
- Handwerkerrechnungen an dich als Privatperson
Eine Aufbewahrungsfrist von 4 Jahren gilt für:
- Private Kontoauszüge
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für:
- Geschäftsbriefe, die eingegangen sind
- Kopien ausgesandter Geschäftsbriefe
- Steuerbescheide
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für:
- Buchungsbelege
- Rechnungen, Quittungen
- Bankbelege
- Alles, was mit Zoll zu tun hat
Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gilt für:
- Gerichtsurteile
- Mahnbescheide
- Kreditunterlagen
Ich arbeite mit einer Buchhaltungssoftware zusammen, die dafür sorgt, dass all meine Unterlagen nicht nur aufbewahrt, sondern auch nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung geordnet und einsehbar sind. Ich muss mir also keinerlei Gedanken machen: An jeder Buchung am Konto hängt eine .pdf-Datei, etwa eine Eingangsrechnung, die zeigt, wofür diese Zahlung war, und das Ganze wird in der Buchhaltung steuerlich korrekt behandelt.
Aufbewahrungspflichten und die Betriebsprüfung
Es reicht nicht, einen Schuhkarton mit Papier darin aufzubewahren, auch nicht, wenn du das Kalenderjahr auf den Deckel schreibst. Alles, was du bis zu einem bestimmten Datum aufbewahren musst, musst du in einer Form aufheben, die es möglich macht, gewisse Unterlagen jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar zu machen – und zwar für Dritte! Es hilft also nicht, wenn du den Durchblick hast. Eine Finanzamtsprüfung kommt meistens unverhofft und relativ plötzlich. Du wirst etwa zwei Wochen vorher informiert, dass eine Betriebsprüfung ansteht. Bei einem konkreten Verdacht auf Steuerhinterziehung (und wenn du eine Betriebsstätte hast, die nicht zugleich dein intimer Wohnraum ist), kann so eine Prüfung auch mal spontan geschehen.
Du gibst deine Unterlagen ab und hast in der Regel nicht ausreichend Zeit, sie selbst noch einmal durchzugehen, zu verstehen, zu sortieren und eventuell verlorene Unterlagen von diversen Stellen einzufordern. Daher ist es wichtig, dass dein Aufbewahrungssystem sinnig und nachvollziehbar ist.
Der Sinn einer Prüfung durch das Finanzamt liegt darin, dass Steuerhinterziehung vermieden werden soll. Daher kommen Steuerprüfer*innen in deine Betriebsstätte und nehmen deine Geschäftsunterlagen mit. Anhand dieser Unterlagen muss lückenlos nachprüfbar sein, ob deine steuerlichen Verhältnisse korrekt sind. Bei einer Betriebsprüfung ist es also wichtig, dass du nicht nur deine Aufbewahrungsfristen einhältst, sondern auch die Aufbewahrungspflichten.
Aufbewahrungspflichten: Mehr als nur eine Frist
Du siehst: Aufbewahrung ist nicht gleich Aufbewahrung. Ich hoffe, du hast ein ausgeklügeltes System und wenn ich dich nach deinen Eingangsrechnungen von April 2014 frage, kannst du mir mit drei Handgriffen (oder Mausklicks) diese Unterlagen vor die Nase halten. Wenn du das nicht kannst, solltest du dringend ran an die Sortierung.
Bist du noch nicht so lange selbstständig und steuerpflichtig? Dann hast du die perfekten Voraussetzungen, von Anfang an eine ordentliche Buchhaltung zu führen und bei einer Betriebsprüfung in der Zukunft die Füße hochlegen – weil ja alles easy ist, wenn man bescheid weiß, wie es geht.
Autoren an die Steuer 2021Wie sortierst du deine Unterlagen? Arbeitest du mit einer Software oder hast du Papierordner? Eine Ablage in einer Cloud? Oder vielleicht sogar noch den berühmt-berüchtigten Schuhkarton? Erzähl mir davon in den Kommentaren!
Alles Liebe,
Kia
Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel über Aufbewahrungsfristen von Geschäftspapieren sowie Aufbewahrungspflichten wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!
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