Die zusammenfassende Meldung ist ein Bericht für das Finanzamt, der alle Umsätze durch Geschäfte im Ausland zusammenfasst. Die zusammenfassende Meldung ist also auch für Autor*innen wichtig, wenn sie ihre Bücher direkt ins Ausland verkaufen und Umsatzsteuer ausweisen. 

Wer muss eine zusammenfassende Meldung erstellen? 

Bei Geschäften innerhalb Deutschlands wird auf jeder Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen und dementsprechend bezahlt. Durch die Verrechnung von Vorauszahlungen und Vorsteuerabzügen wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer nur von den Kund*innen bezahlt wird. 

Auf Rechnungen bei Auslandsgeschäften funktioniert die Umsatzsteuer ein wenig anders. Die Umsatzsteuer ist in allen Ländern unterschiedlich hoch und unterliegt auch unterschiedlichen Regelungen und Gesetzen. 

Um die Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften zu erleichtern, wurde innerhalb der EU das Reverse Charge Verfahren eingeführt. Das bedeutet im Grunde, dass auf Rechnungen ins EU-Ausland keine Umsatzsteuer angegeben wird. Stattdessen zahlen die Empfänger*innen die Umsatzsteuer im eigenen Land. 

Die Steuerschuld wird also auf die Kund*innen übertragen. Das gilt aber auch in dem Fall nur für Kund*innen, die eine Umsatzsteuer-ID haben. Also Geschäftskunden. Privatleute können keine Umsatzsteuer geltend machen und dem Finanzamt dementsprechend auch keine Umsatzsteuer schulden. Das gilt in allen Ländern gleichermaßen. 

Bist du als Autor*in aktiv und verkaufst deine Bücher auch ins Ausland, musst du also die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen musst du eine zusammenfassende Meldung erstellen, auf der du alle deine Lieferungen bzw. Verkäufe ins Ausland zusammenfasst. 

Das gilt natürlich nur, wenn du auch Umsatzsteuer ausweist. Nutzt du beispielsweise die Kleinunternehmerregelung, musst du keine zusammenfassende Meldung erstellen. Auch, wenn du ausschließlich innerhalb der Landesgrenzen Geschäfte betreibst, ist eine zusammenfassende Meldung überflüssig. Dann weist du die Umsatzsteuer ganz normal auf deinen Rechnungen aus. 

Die zusammenfassende Meldung dient den Finanzbehörden der einzelnen Länder als Übersicht und Vergleichsdokument. Damit können die Behörden schnell feststellen, ob die Umsatzsteuer im eigenen Land korrekt abgeführt wurde. 

So sieht die zusammenfassende Meldung aus 

Die zusammenfassende Meldung musst du unabhängig von deiner Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. Dafür stellt dir das Online-Portal ELSTER ein vorgefertigtes Formular zur Verfügung. 

Die zusammenfassende Meldung ist verhältnismäßig übersichtlich und beinhaltet nur wenige Punkte. 

Am wichtigsten ist natürlich die Auflistung aller Verkäufe und Leistungen, die ins Ausland gegangen sind. Du brauchst für jede Position die Umsatzsteuer-ID deiner Kund*innen und natürlich die Summe für den Verkauf in Euro. 

Du solltest immer sicher sein, dass du die richtige Umsatzsteuer-ID deiner Kund*innen hast. Machst du Fehler oder hast eine falsche Nummer erhalten, bleibt die Umsatzsteuer am Ende bei dir hängen. 

Mit einer guten Buchhaltungssoftware wie lexoffice hast du immer alle Umsatzsteuer-Identifikationsnummern deiner Kund*innen an einem Ort aufgelistet und kannst sie jederzeit problemlos abrufen.

Außerdem ist noch der Meldezeitraum wichtig. Schließlich muss das Finanzamt wissen, in welchen Zeitrahmen deine Angaben fallen. 

Wann muss die zusammenfassende Meldung abgegeben werden? 

Im besten Fall gibst du die zusammenfassende Meldung immer mit deiner Umsatzsteuervoranmeldung ab. In der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du bereits alle Angaben für deine Geschäfte im Inland an, dann kannst du das auch direkt in der zusammenfassenden Meldung für deine Auslandsgeschäfte erledigen. 

Das ergibt auch deshalb Sinn, weil du natürlich darauf achten musst, dass deine Angaben in der Umsatzsteuervoranmeldung und der zusammenfassenden Meldung zusammenpassen. Bei Fehlern besteht für dich eine Berichtigungspflicht. Dafür musst du dann die Meldung komplett neu verfassen. Das fällt dir am besten rechtzeitig auf, denn wenn es erst dem Finanzamt auffällt, kann es teuer werden. Und bei „teuer“ reden wir hier von bis zu 25.000 Euro. Achte also darauf, alles richtig zu machen. 

Das gilt natürlich auch für die Einhaltung der Fristen. Die liegt immer am 25. des Folgemonats. Abhängig von deinem Umsatz kannst du die zusammenfassende Meldung monatlich oder vierteljährlich abgeben. 

Bei Umsätzen unter 50.000 Euro pro Quartal reicht eine vierteljährliche Meldung. Liegen deine Umsätze darüber, musst du die zusammenfassende Meldung monatlich abgeben. Handelt es sich bei deinen Angeboten ausschließlich um Dienstleistungen, reicht ebenfalls eine vierteljährliche Meldung. 

Wenn du in einem Meldezeitraum keine Auslandsgeschäfte hattest, musst du natürlich auch keine zusammenfassende Meldung an das Finanzamt übermitteln. Du hast ja dann auch nichts, was du darin angeben könntest. 

Alles Liebe,

Kia Kahawa

Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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