Die Kleinbetragsrechnung ist, wie der Name schon sagt, eine Rechnung über einen geringen Betrag. Der Vorteil ist, dass die gesetzlichen Regelungen für Kleinbetragsrechnungen lockerer sind als bei einer normalen Rechnung und du dadurch Aufwand und Zeit sparen kannst. Wie das genau funktioniert und wie eine Kleinbetragsrechnung aussehen muss, erfährst du in diesem Artikel. 

Was gilt als Kleinbetrag? 

Wie alles, was mit Rechnungen zu tun hat, sind auch die Regelungen für die Kleinbetragsrechnung im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Die Regelungen für die Kleinbetragsrechnung sind noch relativ neu und gelten erst seit dem Jahr 2017. 

Im Rahmen des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes wurde die Kleinbetragsrechnung eingeführt, um vor allem den Handel mit Waren des täglichen Bedarfs, Zahlungen mit Bargeld und Zahlungen an Automaten zu vereinfachen. 

Allerdings gilt die Kleinbetragsrechnung nicht für alle Branchen und nicht alle Fälle. Im Versandhandel beispielsweise kann die Kleinbetragsrechnung nicht verwendet werden. Und auch bei einer Steuerumkehr, wie sie zum Beispiel im Reverse-Charge-Verfahren bei Auslandsgeschäften stattfindet, ist eine Kleinbetragsrechnung nicht gültig. 

Für dich als Autor*in ist die Kleinbetragsrechnung aber ebenfalls interessant, da du vermutlich häufig mit kleinen Beträgen in Kontakt kommst; sei es auf selbst ausgestellten Rechnungen oder Rechnungen, die du begleichen musst. 

Als Kleinbetrag gilt jeder Betrag bis zu 250,00 Euro. Stellst du eine Rechnung aus, deren Betrag darunter liegt, kannst du also eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. 

Das muss in einer Kleinbetragsrechnung stehen 

Die gesetzlichen Regelungen für Rechnungen im Allgemeinen enthalten vor allem eine Menge Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen. 

Für normale Rechnungen sind die Pflichtangaben folgende: 

  • Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung erstellt 
  • Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsempfänger*in 
  • Ausstellungsdatum 
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Bezeichnung der Leistung oder Produkte 
  • Umfang oder Menge der Leistung oder Produkte 
  • Datum der Leistungserbringung oder Lieferung 
  • Netto-Betrag (pro Artikel und gesamt) 
  • Brutto-Betrag (sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird) 
  • Einen Verweis auf Steuerbefreiung (sofern keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird) 
  • Hinweise auf Gutscheine, Rabatte oder zuvor vereinbarte Minderungen des Entgelts (sofern vorhanden) 

Die Kleinbetragsrechnung macht es dir einfacher und beschränkt sich auf folgende Pflichtangaben: 

  • Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung erstellt 
  • Ausstellungsdatum 
  • Bezeichnung der Leistung oder Produkte 
  • Umfang oder Menge der Leistung oder Produkte 
  • Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer, sofern diese ausgewiesen wird) 
  • Steuersatz von 7 oder 19 % oder Verweis auf Steuerbefreiung 

Als Sonderregel gilt für die Kleinbetragsrechnung, dass du die Leistungen oder Produkte einzeln mit dem jeweiligen Preis auflisten musst, wenn verschiedene Steuersätze auf der Rechnung vorkommen. Hast du also Leistungen mit 7 % Umsatzsteuer und Produkte mit einem Umsatzsteuersatz von 19 %, musst du alle Artikel einzeln auf der Kleinbetragsrechnung aufführen und es reicht nicht nur der Gesamtbetrag. 

Als Empfänger:in einer Kleinbetragsrechnung darfst du übrigens selbst die Vorsteuer berechnen und in deiner Umsatzsteuervoranmeldung abziehen. Das geht aber natürlich nur, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Als Privatperson oder Kleinunternehmer*in hast du mit der Umsatzsteuer nichts zu tun. 

Kleinbetragsrechnung oder normale Rechnung? 

Rechnungen sind nicht nur dafür da, Schuldner*innen darüber zu informieren, was sie schulden, sondern dienen auch dem Finanzamt als Beleg für deine Angaben in der Steuererklärung. Du musst zwar seit einigen Jahren keine Belege mehr direkt mit der Steuererklärung abgeben, aber das Finanzamt kann diese jederzeit anfordern. Deshalb besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. 

Mit einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice hast du deine Belege übrigens immer digital an einem Ort aufbewahrt und kannst sie direkt an das Finanzamt senden, wenn danach gefragt wird. 

Die Kleinbetragsrechnung gilt logischerweise ebenfalls als Beleg genauso wie eine normale Rechnung. Allerdings gilt für alle Formen der Rechnung, dass die Pflichtangaben vollständig sein müssen. 

Das bedeutet, du musst keine Kleinbetragsrechnung ausstellen und kannst auch für Kleinbeträge eine normale Rechnung ausstellen. Dann müssen aber auch alle Pflichtangaben für die normale Rechnung erfüllt sein. 

Der Vorteil der wenigen Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung liegt natürlich auch darin, dass weniger Risiko besteht, Fehler zu machen. Beschränkst du dich auf normale Rechnungen, stelle immer sicher, dass du alle Pflichtangaben korrekt ausgefüllt hast. 

Nutzt du zusätzlich Kleinbetragsrechnungen, stelle sicher, dass auch dort alle Angaben korrekt sind, selbst die, die nicht verpflichtend sind. Wenn du beispielsweise trotz fehlender Pflicht eine Rechnungsnummer auf deiner Kleinbetragsrechnung angibst, darf diese Rechnungsnummer nicht bereits von dir auf einer normalen Rechnung verwendet worden sein. Sonst erkennt das Finanzamt die Kleinbetragsrechnung nicht mehr als Beleg an. Auch eine falsche Angabe bei der Adresse oder Zahlendreher sind Fehler, die die Rechnung als Beleg eliminieren. 

Außerdem können Fehler dazu führen, dass dir der Vorsteuerabzug verwehrt wird. Es ist also klug, dich wirklich auf die Pflichtangaben zu beschränken, um das Fehlerrisiko zu verringern und jede Rechnung doppelt zu überprüfen, bevor du sie abschickst. 

Alles Liebe,

Kia Kahawa

Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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