Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben auf jeder normalen Rechnung. Beim Aufbau der Rechnungsnummer sind dir quasi keine Grenzen gesetzt. Allerdings darf sich keine Rechnungsnummer wiederholen. Warum das so ist und wie du die Rechnungsnummer richtig verwendest, erfährst du in diesem Artikel.
Die rechtlichen Grundlagen zur Rechnungsnummer
Wie so ziemlich alle Regelungen und Gesetze in Bezug auf Rechnungen, sind auch die rechtlichen Grundlagen zur Rechnungsnummer im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. So ist laut dem UStG auf jeder Rechnung eine fortlaufende Nummer anzugeben, die zur Identifizierung der Rechnung dient und nur einmalig vergeben werden darf.
Das gilt für alle Rechnungen außer Kleinbetragsrechnungen und Privatrechnungen. Auf diesen kannst du eine Rechnungsnummer angeben, musst es aber nicht. Wichtig ist aber auch dann, dass du keine Rechnungsnummer mehrfach verwendest. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
Du musst im Rahmen deiner Steuererklärung jederzeit die Möglichkeit haben, deine Angaben belegen zu können. Belege müssen zwar nicht mehr wie früher, direkt der Steuererklärung beigelegt werden, aber das Finanzamt kann jederzeit danach fragen.
Rechnungen ohne Rechnungsnummer können sich unter Umständen nicht mehr zuordnen lassen und das kann ernsthafte Schwierigkeiten nach sich ziehen. Wir reden hier von dem Verdacht auf Steuerhinterziehung und da versteht das Gesetz keinen Spaß.
Fortlaufende Nummerierung der Rechnungsnummer
Die Nummerierung der Rechnungsnummer ist nicht streng vorgegeben. Im Grunde hast du dabei sogar recht freie Hand. Einzige Vorgaben sind, dass jede Nummer eindeutig von den anderen unterscheidbar sein muss und es sich um fortlaufende Nummern handelt.
Der Begriff „fortlaufend“ ist dabei aber sehr weit ausgelegt. Du musst nicht mit einer einfachen Durchnummerierung wie „1, 2, 3, 4 usw.“ arbeiten. Man will ja auch nicht unbedingt, dass die gesamte Kundschaft darüber bescheid weiß, wie viele Rechnungen man so schreibt.
Als fortlaufend gelten Rechnungen dann, wenn erkennbar ist, in welcher Reihenfolge die Rechnungen erstellt wurden. Du kannst also zum Beispiel auch das Datum in die Nummer einbauen. Das Datum ist schließlich fortlaufend und niemals gleich.
Wichtig ist auch, dass es keinen Anspruch auf Lückenlosigkeit gibt. Du kannst also auch einfach wahllos immer höhere Nummern verwenden und von der 1 auf die 12, auf die 324, auf die 4296 springen. Und so weiter. Oder du fängst gar nicht mit der 1 an, sondern mit der 42.
Alternativ kannst du statt Ziffern auch zusätzlich Buchstaben verwenden. Das Alphabet ist auch fortlaufend und nach Rechnung A folgt dann Rechnung B oder Rechnung Z oder Rechnung AB oder eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben mit Rechnung A2.
Im Prinzip sind dir bei der Nummerierung deiner Rechnungen keine Grenzen gesetzt.
Wenn du gar keine Lust hast, dir eigene Rechnungsnummern zu überlegen, kannst du das auch eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice für dich erledigen lassen.
Beispiele und Systeme für Rechnungsnummern
Wie du deine Rechnungsnummern gestaltest, ist wie gesagt, dir überlassen. Allerdings brauchst du ein System, damit erkennbar ist, nach welchem Schema du deine Rechnungsnummern erstellst. Reine Willkür ist also nicht direkt möglich.
Ein simples Beispiel für ein Rechnungsnummernsystem wäre das Jahr, den Monat und eine fortlaufende Nummerierung einzubauen:
2023-01-0004 wäre dann die vierte Rechnung im Januar 2023.
Das Finanzamt selbst mag am liebsten eine absolut simple Herangehensweise, bei der alles sehr übersichtlich bleibt. Zum Beispiel ein simpler Verweis darauf, dass es sich um eine Rechnung handelt und eine fortlaufende Nummer:
RE-00001 ist die erste Rechnung von maximal 99.999, die du mit diesem System erstellen kannst. Natürlich kannst du auch höher ansetzen und mehr Nullen nutzen, damit du mehr als 99.999 Rechnungen mit diesem Nummerierungssystem erstellen kannst.
Durch den Einschub des Jahres kannst du ebenfalls verhindern, dass du irgendwann an eine Grenze stößt:
RE-2023-00001 ist die erste Rechnung im Jahr 2023, aber du wirst wohl kaum 99.999 Rechnungen in einem Jahr schreiben, also fängst du mit RE-2024-00001 einfach im nachfolgenden Jahr wieder von vorne an.
Hast du mehrere Vertriebskanäle oder eine große Kundschaft, kannst du das ebenfalls zur besseren Übersichtlichkeit in der Rechnung einbauen:
V1-2023-00001 ist die erste Rechnung im Jahr 2023 über den Vertriebskanal, den du mit V1 betitelt hast. Welcher das ist, musst du natürlich selbst entscheiden. K1-2023-00001 ist das gleiche Schema nur mit deinen Kunden.
Du kannst aber auch einfach nur das Datum verwenden:
20230101 wäre eine Rechnung vom ersten Januar 2023. Schreibst du an dem Tag mehrere Rechnungen, hängst du noch die Nummerierung für den Tag an: 20230101-02. Dieses System solltest du aber nur dann verwenden, wenn die Anzahl der von dir ausgestellten Rechnungen sehr überschaubar ist.
Es gibt sicher noch mehr Systeme, um Rechnungsnummern einzigartig und fortlaufend zu gestalten. Fallen dir welche ein?
Alles Liebe,
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