Mit der 80-20-Regel, also dem Pareto-Prinzip, kannst du dich selbst analysieren. Ich reflektiere regelmäßig, wie ich mein Unternehmen, aber auch mein Privatleben, optimieren könnte, damit endlich mehr Zeit für das wirklich Wichtige ist. Wie ich dabei vorgehe, erkläre ich dir in diesem Artikel.
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Pareto, Pareto, Pareto
Hast du schon genug vom Pareto-Prinzip? Ich noch nicht! Denn dieses Gesetz ist zum einen faszinierend, zum anderen kann es dir in jeder Lebenslage massiv helfen. Es ist benannt nach dem italienischen Ökonom und Philosoph Vilfredo Frederico Damaso Pareto. Ursprünglich fand er heraus, dass 20 % einer bestimmten Pflanzenart – Erbsen? – in seinem Garten 80 % der Ernte produzierten.
Das Prinzip ist auch als 80-20-Regel bekannt und besagt, dass bei jeder Art von Arbeit 80 % der Resultate auf 20 % des betriebenen Aufwands zurückzuführen sind. Und das soll, so ungefähr geschätzt, auf viele Lebensbereiche zutreffen.
Mit 20 % der Arbeit sollst du 80 % deiner Umsätze erzielen.
Mit 20 % deiner wirklich wichtigen Freunde sollst du 80 % deiner für Freunde zur Verfügung stehenden Zeit verbringen.
Mit 20 % der Inhalte eines Schulbuchs kannst du 80 % Leistungen für eine gute Note erreichen.
Mit 20 % deiner Investitionen erzielst du 80 % deiner Rendite.
Häufig ist die 80-20-Regel auch eine 90-10-Regel oder eine 75-25-Regel. Es geht grundsätzlich nur darum, dass es einen kleinen Teil Aufwand für einen großen Teil Resultate gibt. Resultate können dabei Umsätze, Rendite und sonstige Ergebnisse, aber natürlich auch wichtige Werte wie Glück, Bildung oder Bedürfnisbefriedigung sein.
Das 80-20-Prinzip in der Praxis
Wie sieht das also in der Praxis aus? Wie wendest du das Gesetz an?
Dafür gibt es mehrere Ansätze, die allesamt nicht irgendwo festgeschrieben sind, sondern sich aus einer Kombination des Pareto-Prinzips und logischem Denken ergeben. Das soll heißen: Was für mich funktioniert und sinnvoll ist, kann für dich ebenso funktionell und sinnvoll sein, muss es aber nicht. Außerdem kann es sein, dass du Neues herausfindest, was ebenso gültig ist wie das, worauf zahllose Coaches seit Jahren drauf herumkauen.
Regel #1: Konzentriere dich auf den kleinen Teil
Die wichtigste Regel, die sich aus dem Pareto-Prinzip ergibt, ist, dass du dich auf den kleinen Teil konzentrieren sollst. Wenn du, ganz fernab der Realität mit fiktiven Zahlen gespickt, mit 20 Arbeitsstunden 800 Euro verdienst, aber mit den restlichen 80 Arbeitsstunden nur 200 Euro, dann solltest du mehr von dem tun, was du innerhalb der 20 Stunden tust. Wenn du dich darauf konzentrierst und die 20 Stunden auf irgendeine Weise auf 40 Stunden erhöhen kannst, verdienst du nach diesem Rechenbeispiel mit 40 Stunden plötzlich 1.600 Euro. Die 80 Stunden, die 200 Euro bringen, kannst du um diese 20 Stunden verringern und verdienst dann in 60 Stunden nur noch 150 Euro. So kannst du mit 100 Stunden nach dem 80-20-Prinzip und dieser Regel womöglich vom ersten Einkommen (1.000 Euro insgesamt) auf das erhöhte Einkommen (1.750 Euro insgesamt) kommen.
Natürlich ist das nicht so leicht getan wie gesagt. Generell lohnt es sich aber doch, auf den effizienten kleinen Teil – die 20 % – genauer zu schauen und diesen zu optimieren. Beim großen, ineffizienten Teil – den 80 % – lohnt es sich womöglich, diesen zu eliminieren, da er Zeitverschwendung ist.
So kannst du beispielsweise auch mit Personal umgehen. Wenn 20 % der Vertriebler 80 % der Umsätze erzielen, kannst du 80 % deiner Vertriebler entlassen und in die „guten 20%“ hochwertige Fortbildungsmaßnahmen investieren, damit diese noch besser werden. Oder besser noch: Diese hervorragend arbeitenden Mitarbeiter könnten Vorbild für den Nachwuchs sein, sodass du auf lange Sicht mehr der guten Leute hast.
Das Endergebnis wird wahrscheinlich eine allgemeine Verbesserung des Umsatzes sein.
Regel #2: Analysiere dein Leben
Wie geht es dir?
Wenn du wie ich auf diese Frage immer aus Hilflosigkeit mit „gut“ antwortest, weil du nicht weiß, wie es dir geht, kannst du auch das mithilfe der 80-20-Regel herausfinden. Überleg doch mal für ein paar Lebensbereiche, ob du ein ausgewogenes und erfüllendes Leben führst.
Verbringst du mit deinen wenigen liebsten Menschen die meiste Zeit? Oder hängst du ständig bei Bekannten rum, die dir Energie rauben?
Erlangst du mit einem kleinen Teil deiner Freizeit die meiste Erholung? Welche Aktivitäten bringen dir die meiste Qualitätszeit, die meiste Entspannung, den meisten Spaß? Kannst du mehr davon in deinen Alltag einbauen?
Sorgen nur 20 % deiner Arbeiten im Haushalt dafür, dass deine Umgebung dich 80 % wohler fühlen lässt? Willst du vielleicht ein paar Tätigkeiten im Haushalt seltener angehen? Ist dir der Haushalt gar nicht wichtig und eher eine lästige Sache? Könnte es für dich sinnvoll sein, ein Reinigungsunternehmen zu beauftragen?
Und das führt mich zur dritten Regel rund um das 80-20-Prinzip.
Regel #3: Delegiere!
Wenn nur 20 % deiner Arbeit wirklich wichtig und ergebniserzielend sind, warum delegierst du dann nicht die restlichen 80 %? Wenn deren Ergebnisse nicht so wichtig sind, dass du mit voller Aufmerksamkeit jedes Detail verfolgst, kannst du diese Aufgaben auch vertrauensvoll in die Hände eines externen Profis legen.
Wichtig ist hierbei aber, dass du zuerst eliminierst und automatisierst, um Kosten zu sparen. Wenn du eine Stunde pro Woche benötigst, um jede E-Mail, die du an Kunden geschrieben hast, einzeln anzuklicken und für dein Kundenarchiv herunterzuladen, solltest du nicht jemanden einstellen, der das für dich macht. Zunächst kannst du eine Software installieren, die E-Mails stapelweise exportiert. Somit kannst du erst den Aufwand von einer Stunde auf zehn Sekunden reduzieren und erst danach jemanden einstellen, der diese Klicks für die zehn Sekunden macht. Du wirst staunen, wie viel ineffiziente Arbeitszeit, die du aktuell verbringst und vergeudest, in erstaunlich wenige abrechenbare, effiziente Arbeitsstunden zusammenzuschrumpfen sind!
Ich finde, die 80-20-Regel enthält einige Kniffe, die für das Leben als Selbstständige*r unverzichtbar sind. Aber selbst habe ich sie noch längst nicht verinnerlicht. Momentan arbeite ich wieder viel zu viel, was für mich nicht gesund ist. Obwohl ich vieles delegiert habe, staut sich bei mir immer noch sehr viel an.
Somit stelle ich mir regelmäßig die Frage: „Ist das wichtig für das Unternehmen?“ oder „Ist das wirklich wichtig für mein Leben?“. Dadurch komme ich oft auf die Antwort „Nein“ und lasse diese und jene Aufgabe einfach sein oder verschiebe sie großzügig. Ich glaube, es sind inzwischen schon viele Jahre, in denen ich übermäßig viel arbeite und mich selbst immer wieder in jene Fallen begebe, die aus Effizeinz sinnlose Geschäftigkeit machen. Daher hoffe ich, dass meine drei Regeln rund um das Pareto-Prinzip den ein oder anderen Impuls enthielten, der dich weiterbringt.
Alles Liebe,
Kia
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