Eine To-Do-Liste ist das simpelste und zugleich meistgehasste und meistgeliebteste Instrument für alle. Ich sage ganz bewusst „für alle“, denn jeder, der irgendetwas zu tun hat, fertigt heutzutage To-Do-Listen an. Ob es die kleine Liste mit den drei Dingen sind, die heute zu erledigen sind oder die mehrgliedrige Projektliste. In diesem Artikel zeige ich dir, wie To-Do-Listen für Fortgeschrittene funktionieren und was zu beachten ist, um dieses simple Tool wirklich effektiv einzusetzen.
Basiswissen zu To-Do-Listen
Die absoluten Basics beim Thema To-Do-Liste sollten jedem und jeder klar sein. Damit wir auf demselben Stand sind, wenn es tiefer ins Thema geht, hier ein kleiner Check-Up:
- Eine To-Do-Liste kann wahlweise als Checkliste für ein Projekt oder einen Zeitraum angelegt werden
- Das Abhaken einzelner Punkte der To-Do-Liste setzt Glücksgefühle frei
- Jede Aufgabe muss glasklar formuliert sein und in einem Zug abzuarbeiten sein
- Eine einzelne Aufgabe entspricht einem einzelnen Punkt auf der To-Do-Liste
Durch den Austausch mit anderen Selbstständigen und Unternehmerinnen habe ich das Gefühl, dass wir alle dieselben Probleme mit To-Do-Listen haben: Sie sind zu lang und sie wachsen immer weiter!
Generell gilt, dass nur das System gut ist, welches für dich funktioniert. Wenn deine To-Do-Liste immer länger wird, funktioniert etwas nicht. Das muss nicht an der Liste liegen, es kann auch an der Arbeitsbelastung per se liegen. Wichtig ist, dass du dich nicht überforderst. Nur, weil etwas auf eine Liste passt, heißt es nicht, dass alle Punkte der Liste in deinen Tag passen.
Die äußere Form: Ein Zettel genügt
Kommen wir zu den fortgeschrittenen Aspekten und Strategien rund um deine To-Do-Liste.
Zunächst muss eine To-Do-Liste Spaß machen. Wenn du ein sehr visueller und designtechnisch veranlagter Typ bist, wird dir ein schickes Äußeres deiner To-Do-Liste mehr Freude bereiten. Für Menschen mit ADHS sind andere Formen von To-Do-Listen geeignet als für hoch fokussierte Menschen. Du kannst die Liste digital oder physisch führen. Hier aber mein goldener Tipp: Verwende einen Notizzettel.
So einen gelben Klebezettel. Neun mal neun Zentimeter groß. Das sollte für einen ganzen Tag reichen.
Klingt verrückt, oder? Ich selbst habe (vor allem montags) um die 40 bis 50 Aufgaben auf meiner Tagesliste. Die entstehen vor allem, weil ich in Outlook für E-Mails, die mehr als zwei Minuten meiner Aufmerksamkeit beanspruchen, immer separate Aufgaben anlege. Aber dafür darf einer der Punkte auf deinem Notizzettel auch „E-Mails abarbeiten“ heißen – und dann muss solch ein Zettel ausreichen.
Das bedeutet, dass du entweder sehr wenig erklärungsbedürftige Aufgaben oder maximal eine Handvoll im Vorhinein geklärte Aufgaben für einen Tag vor dir hast. So sorgst du für den maximalen Dopamin-Kick: Immer, wenn du eine Aufgabe abhakst, kommst du dem Ende der Liste beträchtlich näher. Zum anderen passt einfach nicht genug auf die Liste, damit du dich verzettelst. Probier’s mal aus!
Keine To-Do-Liste ohne Zweck
Wenn du täglich deine To-Do-Liste schreibst, wirst du dich ohnehin jeden Tag mit deinen Aufgaben befassen, bevor du mit der Arbeit loslegst. Wenn du deine To-Do-Listen wöchentlich oder gar monatlich anlegst, solltest du dir angewöhnen, dich täglich mental mit deinen Aufgaben des Tages zu beschäftigen.
In diesem Zuge kannst du dich täglich bei jeder Aufgabe fragen: Welchem Zweck dient diese Aufgabe?
Vielleicht kommt dir so die eine oder andere Aufgabe unter, die gar nicht auf deine To-Do-Liste gehört – sondern eher in den Müll.
Aber woher kommen die Aufgaben überhaupt, die du dir auf die tägliche To-Do-Liste schreibst?
Fortgeschrittene haben zwei To-Do-Listen
Die Antwort ist: Kluge Leute haben zwei To-Do-Listen. Eine Liste ist die lange Liste. Du kannst diese Liste Projektliste, „Später“-Liste oder Insgesamt-Liste nennen, ganz wie du willst. Die zweite Liste ist der Notizzettel, der in die Hosentasche passt und alles enthält, was du an einem Tag erledigen willst.
Wenn du eine Aufgabe von der To-Do-Liste streichen willst, sie aber nicht eliminierst („in den Müll wirfst“), kannst du sie auf diese lange Liste packen.
Andersherum, wenn du nicht weißt, was du heute erledigen sollst oder möchtest, suchst du dir Aufgaben für den kommenden Tag von der langen Liste aus und überträgst sie auf die Tagesliste. Wichtig ist, dass du die Liste für den heutigen Tag möglichst häufig siehst, damit du deren Abarbeitung nicht vergisst. Im Gegenzug solltest du die lange Liste so selten wie möglich, idealerweise im Alltag nie „nebenbei“ sehen.
Der Zweck der To-Do-Liste in Zettelgröße ist es, dich daran zu erinnern, was du heute erledigen möchtest. Wenn dir etwas anderes einfällt, das du tun musst, tun willst oder tun könntest, schreibst du es sofort auf die lange Liste. Aus den Augen, aus dem Sinn. Danach liest du sofort wieder deine aktive To-Do-Liste, um deine Aufmerksamkeit auf das zu lenken, was du zu diesem Zeitpunkt tun musst.
Für maximalen Fokus kannst du immer, wenn du durch irgendetwas unterbrochen wirst, ganz gleich, was es ist, deine Tagesliste immer wieder durchlesen und dich auf deine wahren Prioritäten fokussieren. So merzt du Ablenkungen, aber auch Abschweifungen und Geschäftigkeit aus.
Du siehst: Der Schlüssel zu einer To-Do-Liste mit System ist die ständige Verwendung der Tagesliste, die auf einen Notizzettel und auch in die Hosentasche passt, damit du dich auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität konzentrieren kannst. Mithilfe einer langen Liste geht dir nichts verloren und du lässt dich dennoch nicht ablenken.
Welche Tipps hast du, um mit der To-Do-Liste effizient umzugehen? Nutzt du überhaupt To-Do-Listen, oder verwendest du lieber ein anderes Tool? Erzähl mir davon in den Kommentaren!
Alles Liebe,
Kia
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