Ihr wisst, ich liebe Projektplanung. Also lasst uns doch mal über Projektplanung im Allgemeinen sprechen. Wie geht das? Welche typischen Fallstricke gibt es? Und wie fängt man eigentlich an? Darauf gebe ich dir in diesem Artikel die Antworten.
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Darum ist Projektplanung unerlässlich
Allgemein gilt: Jede Minute, die du in Planung investierst, ist gut investiert.
Dazu gibt es auch verschiedene Regeln. Zum einen gibt es die 10/90-Regel. Nach dieser gilt: Wenn du zehn Prozent deiner Zeit für Planung aufwendest, sparst du neunzig Prozent der Zeit, die du sonst für die Erledigung der eigentlichen Aufgabe gebraucht hättest. Denn: Du gehst strategischer und klüger vor. An anderer Stelle habe ich gelesen, dass dir zehn Minuten Planung eine Stunde Arbeit planen.
Es ist egal, welche dieser Regeln zutrifft. Wichtig ist: Planung ist sinnvoll, wenn man sie gut macht.
Aber: Man kann es auch übertreiben. Wenn es anstrengend ist, die Rahmenbedingungen für die perfekte Ausführung zu schaffen und die eigentliche Arbeit dabei immer wieder verschoben wird, dann läuft etwas schief. Schlecht ist auch, wenn ein Plan zu starr ist und bei jeder kleinen Änderung neu geplant werden muss. Ich habe alles schon einmal erlebt und kann nur appellieren: Gestalte deine Planung so starr wie nötig und so flexibel wie möglich.
Das beinhaltet meiner Meinung nach, dass die grobe Planung sehr starr sein soll und die kleinteilige Planung sehr flexibel – so als Faustregel.
(Fast) alles ist ein Projekt
Mein Kerngedanke bei einer guter Projektplanung lautet: Die einzelnen Schritte zu langfristigen Zielen sollen so konkret wie möglich geplant werden. Je konkreter diese Schritte sind, desto einfacher lassen sie sich erledigen – unabhängig von Ablenkungen, Stressaufkommen, Kompetenz und Delegierung. Manchmal sogar zwischendurch.
Ich definiere Aufgaben und Projekte gerne nach Gary Kellers „Getting Things Done”. Demnach ist eine Aufgabe ein Handlungsschritt. Es geht also darum, dass eine Aufgabe auch wirklich nur eine Aufgabe ist. Alles, was mehr als eine Aufgabe beinhaltet, ist ein Projekt.
Angenommen, ich möchte ein Foto von mir mit Weihnachtsmütze machen. Dann ist das für meine Definition bereits ein Projekt. Denn ich muss vermutlich die Weihnachtsmütze leihen, dann das Foto machen und anschließend das Foto auf Rechner ziehen und für die Weiterbearbeitung irgendwo ablegen.
Das geht auch noch kleinteiliger: Ich könnte erst eine Bekannte wegen der Weihnachtsmütze fragen. Dann einen Termin zur Abholung machen. Anschließend die Weihnachtsmütze abholen. Mich für das Foto hübsch machen. Das Foto von mir mit der Weihnachtsmütze machen. Das Foto weiterverarbeiten und anschließend hochladen. Die Mütze zurückbringen.
So wird klar: Etwas, das sich wie ein kleines Ding auf der To-Do-Liste anfühlt, ist eigentlich ein Projekt. Dieses Projekt nicht als solches zu betrachten ist oft der Hauptgrund, warum wir die Dinge nicht termingerecht geregelt kriegen und uns dann überraschen lassen, welche Hindernisse eigentlich bei einer derart simplen Aufgabe auftauchen können.
Von außen nach innen und zurück
Mit diesem Gedanken im Hinterkopf können wir uns die Projektplanung etwas genauer ansehen. Denn grundsätzlich gibt es verschiedene Ansichten der Projektplanung, und ich bin sicher, dass du sie alle schon mehrfach gesehen oder auch benutzt hast.
To-Do-Listen
Ganz klein im Innern finden wir die Liste mit Aufgaben. Eine To-Do-Liste, in der einzelne Handlungsschritte aufgeführt sind. Diese Aufgaben können in einer Arbeits-Session von oben nach unten abgearbeitet werden, ohne dass etwas „dazwischenkommt“.
Container
In der Projektplanungs-Hierarchie eine Stufe darüber sind schon die Container oder Kleinprojekte. Wenn du mit Trello arbeitest, sind die To-Do-Listen die Checkliste auf einer Karte und das Kleinprojekt ist die Liste. Wenn du mit Microsoft Planner arbeitest, sind die Karten in so genannten „Buckets“ organisiert.
In der rein technischen Umsetzung weist man diesen „Containern“, in denen sich verschiedene Aufgabentypen befinden, meist kein Fälligkeitsdatum zu, sondern kategorisiert hiernach die Aufgaben nach dem Typ der Arbeit. Entweder teilst du sie in Kundenprojekte, Verwaltung, Marketing und Produktentwicklung auf, oder du orientierst dich an den Arbeitszeiten-Kategorien wie kreativ, fokussiert und verwaltend – oder du findest deine ganz eigene Methode.
Das Projektboard
Diesen Kleinprojekten übergeordnet ist die Board-Ansicht. Diese findest du in jedem Tool zum Aufgabenmanagement. Es ist das Whiteboard mit den Zetteln, das Trello-Board mit den Listen oder der Plan mit den Buckets in Microsoft Planner.
Für die meisten ist Projektplanung auf dieser Ebene schon beendet und sie fangen an, zu straucheln und ihren Aufgaben hinterherzurennen. Das liegt daran, dass die nötigen Schritte nach außen nicht verstanden und umgesetzt worden sind.
Das Gantt-Diagramm
Über dieser Board-Ansicht gelingt die Projektplanung mit dem Gantt-Diagramm. Ein Gantt-Diagramm kann ein Projekt in Gänze organisieren: Also zum Beispiel eine Buchveröffentlichung. Vom Manuskript bis hin zur Auslieferung an bestimmte Buchhandlungen. Im Gantt-Diagramm werden auch verschiedene Mitarbeiter, Dienstleister und Zulieferer gemanaged, und zwar meistens tage- oder wochengenau. Wir sind also jetzt schon von dem, was „jetzt sofort von oben nach unten“ abgearbeitet wird in die Zoomstufe „in den nächsten Wochen und Monaten“ gelangt.
Die Roadmap
Mehrere Gantt-Diagramme organisiert man in einer so genannten Roadmap.
Übergeordnete Ziele
Darüber gibt es dann nur noch die Jahres- und Lebensziele. Ich mag Fünfjahrespläne, auch wenn es für mich persönlich bisher ein schreckliches Gefühl war, als ich meinen letzten Fünfjahresplan erreicht hatte. Aber darum geht’s nicht.
Warum ich keine Jahresplanung machen kann
Es geht darum, dass ich herausgefunden habe, dass die Jahresplanung für mich nicht funktioniert. Sie macht nicht glücklich. Bisher habe ich einen Fünfjahresplan sehr grob ausgearbeitet und dann zu Silvester das kommende Jahr wochengenau mit Gantt-Diagramm und Roadmap geplant. Und nach etwa drei bis vier Monaten ging dann alles in die Brüche.
Was ich dir also rate: Teil dein Jahr in Quartale oder Trimester ein. Bei der Quartalsplanung hast du dreizehn Wochen für ein Quartal. Bei der Trimesterplanung hast du vier Monate oder 16 Wochen für ein Trimester. Kürzere Einheiten als das Jahr sind viel kalkulier- und kontrollierbarer.
Für mich persönlich sind Quartale nichts, da sie durch Juli- und Dezemberurlaub nicht vergleichbar sind. Teile ich ein Jahr durch drei, habe ich in jedem Semester ähnliche Urlaubszeiten.
Und das Ganze hat auch einen psychologischen Hintergrund: Es ist perfekt für ein Projekt, wenn man den Fortschritt so richtig erlebt. Bei 13 oder 16 Wochen macht jede Woche ein ganzes Stück aus, nämlich 6 bis 7 Prozent (gerundet). Also macht jeder einzelne Tag, den du an deinen Zielen arbeitest, roundabout ein Prozent des Gesamtfortschritts aus. Zum Vergleich: Bei der Jahresplanung musst du fast vier Tage arbeiten, um ein Prozent vorwärtszukommen.
Du siehst also: Ohne ein Wort zur konkreten Herangehensweise an die Projektplanung zu verlieren, gibt es schon eine ganze Menge zu Fallstricken zu sagen. Plane von außen nach innen und prüfe von innen nach außen, ob dein Plan funktioniert.
Und wie immer gilt: Learning by doing! Zeichne deine Erfahrungen auf und lerne daraus – nichts anderes mache ich seit nun schon fast zwei Fünfjahresplänen 😉
Alles Liebe,
Kia
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